Zásady ochrany osobních údajů: WhatsApp asistent

Správcem vašich údajů je Event SOLVER s.r.o., se sídlem Uralská 689/7, Bubeneč, 160 00 Praha 6, IČO 24521914 · petr@solvr.cz

Čeho se to týká

Těchto zásad se týká komunikace s naším asistentem na WhatsApp čísle +420 730 481 903. Netýká se běžné komunikace s Event SOLVER jinými kanály.

Že píšete stroji

Na tomto čísle vám odpovídá AI asistent, ne člověk. Řekne vám to sám v úvodu konverzace a kdykoli po napsání info. Petr Papoušek má do konverzací přístup.

Jaké údaje zpracováváme

• Vaše telefonní číslo, protože bez něj bychom nevěděli, komu odpovídáme
• Obsah zpráv, které nám pošlete, včetně hlasovek, fotek a souborů, a našich odpovědí
• U techniků z našeho systému nabídek také údaje z tohoto systému a z Petrových poznámek, které asistent potřebuje k odpovědi (výčet je níž u Anthropicu)

Nic dalšího od vás nesbíráme. Sami vaše zprávy nepoužíváme k profilování, k reklamě ani k trénování modelů a nedáváme je nikomu kromě služeb a míst uvedených níž.

Proč to zpracováváme a na jakém základě

• Abychom vám mohli odpovědět, navázat na to, co jsme si už psali, a předat Petrovi, co je na něm (třeba dotaz na práci, termín nebo cenu). Právní základ: náš oprávněný zájem odpovídat lidem, kteří nám napíšou (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• U techniků z našeho systému nabídek také abychom jejich odpověď na poptávku nebo nepřítomnost zapsali do systému, řekli jim, co u nás mají domluvené, posílali jim upozornění a připomínky k akcím a ukládali jejich zprávy do fronty pro Petrův ranní přehled. Právní základ: plnění toho, na čem jsme se domluvili, a jednání o tom (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), a náš oprávněný zájem mít přehled o tom, kdo na akci přijde (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Abychom asistenta udrželi v chodu: úryvky zpráv používáme k ladění asistenta a hledání chyb. Právní základ: náš oprávněný zájem, aby asistent odpovídal správně (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Psát nám sem nemusíte. Poskytnout nám tu údaje není zákonný ani smluvní požadavek a když to neuděláte, nic se nestane; bez vašeho čísla a zprávy vám jen asistent neumí odpovědět. Všechno vyřídíte i mailem na petr@solvr.cz a na poptávku můžete odpovědět kliknutím v mailu.

Kudy vaše zprávy tečou

Aby vám asistent mohl odpovědět, projdou vaše zprávy a vaše číslo těmito službami.

Anthropic (Anthropic Ireland, Limited) provozuje jazykový model, který odpověď sestaví. Asistent mu předává vaše zprávy s předchozím průběhem rozhovoru. U techniků k tomu přidává výřez rozpisu z našeho systému: nadcházející akce s časem, místem, srazem, náplní práce a odkazy na podklady, roli, standardní a vlastní sazbu, kdo s nimi na akci bude, a posledních 12 akcí, na kterých s námi byli. Z Petrových poznámek přidává firmu, přezdívku, to, jak se známe, a co jsme spolu dělali mimo systém nabídek. Asistent model používá přes firemní přístup (API), tedy podle obchodních podmínek Anthropicu (Commercial Terms). Anthropic tu údaje zpracovává jen pro nás a podle našich pokynů (zpracovatel) na základě smlouvy o zpracování osobních údajů, která je součástí těchto podmínek, a podle nich na datech od nás nesmí trénovat modely.

Petr Papoušek. Co je na Petrovi, mu asistent pošle na jeho WhatsApp i s krátkým úryvkem vaší zprávy. Doslovný úryvek hlídá filtr zdravotních údajů, ale to, co je na Petrovi, mu asistent popíše i vlastními slovy; když se omlouváte nemocí, Petr se to dozví. Zdravotní důvod nám sem proto radši nepište. Tyto zprávy zůstávají v Petrově WhatsAppu a asistent si je zapíše i jako podklad pro Petrovu vlastní konverzaci s ním; z těch poznámek je smazat odstraní, z Petrova WhatsAppu ne.

Petrův vlastní asistent. Svou konverzaci s asistentem a práci na něm vede Petr přes předplatné Claude Max na svém účtu, tedy podle spotřebitelských podmínek Anthropicu. Když s asistentem vaši zprávu řeší nebo linku opravuje, může asistent na jeho předplatném číst i historii naší konverzace s vámi a provozní záznam s úryvky zpráv. Smlouvu o zpracování osobních údajů s námi tam Anthropic nemá: s tím, co takhle dostane, nakládá podle svých pravidel, ne podle našich pokynů (samostatný správce). Jak s údaji nakládá, popisují jeho zásady pro lidi, kteří nejsou jeho uživateli a zásady ochrany soukromí. Trénování modelů na konverzacích má Petr na účtu vypnuté. Anthropic si ale podle svých podmínek nechává výjimku: trénovat může na konverzacích, které jeho systémy označí k bezpečnostní kontrole, a na těch, ke kterým mu pošleme zpětnou vazbu. S právy k tomu, co má Anthropic z Petrovy konverzace, se můžete obrátit přímo na Anthropic podle jeho zásad. Když nebudete vědět jak, napište nám.

Hlasovky přepisuje na text program přímo na našem počítači a hlasovou odpověď vyrábíme taky na něm, takže kvůli hlasu nejde nic k další službě. Přepsaný text pak asistent zpracuje jako každou jinou zprávu.

GitHub a iCloud. Úryvky některých zpráv a čísla se mohou dostat do našich poznámek k vývoji asistenta. Ty leží v soukromém úložišti na GitHubu (GitHub, Inc.) na účtu Petra Papouška a synchronizují se přes iCloud (Apple). Oba s nimi nakládají podle svých pravidel, ne podle smlouvy s námi. S poznámkami pracují Petr Papoušek a Lucie Žádníková i přes AI asistenta Claude na svých předplatných; pro to platí totéž, co píšeme výš u Petrova vlastního asistenta.

Všechny tyto služby zpracovávají údaje i mimo Evropský hospodářský prostor, hlavně v USA. Google a Cloudflare na základě rozhodnutí Evropské komise o EU-US Data Privacy Framework; Cloudflare má ve smlouvě navíc standardní smluvní doložky jako zálohu. WhatsApp Ireland na základě Data Privacy Framework se standardními smluvními doložkami jako rezervou. Meta Platforms Ireland podle mechanismu, který smlouva Mety blíž neurčuje (píše jen o předání v souladu s GDPR); Meta Platforms, Inc. je v seznamu Data Privacy Framework. GitHub na základě Data Privacy Framework a standardních smluvních doložek, Apple na základě standardních smluvních doložek; tyto záruky sjednávají sami, ne s námi. Anthropic Ireland sídlí v EU a údaje zpracovává i v USA; naše smlouva o zpracování s ním obsahuje pro předání mimo Evropský hospodářský prostor standardní smluvní doložky Evropské komise pro případ, kdy jsou potřeba. U Petrova vlastního asistenta předává Anthropic podle svých zásad na základě rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek a v některých případech výjimek, které GDPR připouští; tyto záruky sjednává sám, ne s námi. Kde jsou záruky zveřejněné, pošleme vám na požádání odkaz na ně.

Jak dlouho je držíme

Konverzaci držíme, dokud nám neřeknete, ať ji smažeme. Držíme ji proto, aby asistent mohl navázat na to, co jsme si psali, když se k rozhovoru vrátíte. Pevnou lhůtu pro ni zatím nemáme. Provozní záznam asistenta, ve kterém jsou krátké úryvky zpráv, mažeme po 30 dnech. To, co asistent předal Petrovi, a úryvky v poznámkách k vývoji asistenta na GitHubu a v iCloudu držíme bez lhůty, dokud je nesmažeme sami nebo na vaši žádost.

Z fronty pro Petrův ranní přehled u Googlu se zprávy smažou, jakmile Petrovi přehled odejde, nejpozději po 7 dnech; jednou denně to kontrolujeme. Ranní přehled pak zůstává v Petrově poště (a když mail nejde, i v jeho WhatsAppu) rok od odeslání a maže se při revizi každého půl roku, takže tam vydrží nejvýš rok a půl.

Služby, přes které zprávy tečou, mají vlastní lhůty. Meta drží zprávy kvůli doručení nejvýš 30 dní. Anthropic to, co mu asistent předal, podle svých pravidel smaže do 30 dní, ledaže to déle vyžaduje zákon. Když jeho systémy konverzaci označí jako porušení jeho pravidel používání, drží ji až 2 roky a klasifikační skóre až 7 let. V Petrově konverzaci na předplatném zůstávají úryvky, dokud je Petr ze své historie nesmaže, a pak u Anthropicu nejvýš 30 dní; konverzace označené k bezpečnostní kontrole až 2 roky (klasifikační skóre až 7 let) a konverzace, ke kterým mu pošleme zpětnou vazbu, 5 let. Cloudflare drží nevyzvednutou zprávu nejvýš 3 dny a záznamy s vaším číslem, které linka potřebuje k provozu (třeba na kterou naši zprávu odpovídáte), nejvýš 30 dní.

Co s tím můžete udělat

Napište smazat, samotné slovo bez dalšího textu. Historii našeho rozhovoru a poznámky od vás u asistenta smažeme hned a potvrdíme to. Kopie u Mety a Anthropicu a to, co asistent předal Petrovi, tím nesmažeme. Nesmaže to ani zprávy technika ve frontě ranního přehledu u Googlu, záznamy u Cloudflaru a úryvky v poznámkách k vývoji na GitHubu a v iCloudu. U Mety, Anthropicu, Cloudflaru, ve frontě u Googlu a v ranním přehledu zmizí podle lhůt výš; o dřívější smazání a o smazání ostatního si napište na petr@solvr.cz. Na smazání konverzace nemusíte psát žádnou žádost a nemusíte nic zdůvodňovat.

Dále máte právo požadovat přístup ke svým údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování a u údajů, které zpracováváme podle dohody s vámi, i jejich přenositelnost. Stačí napsat na petr@solvr.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do měsíce.

Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (uoou.gov.cz).

Právo vznést námitku

Proti zpracování, které děláme na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), můžete z důvodů, které se týkají vaší konkrétní situace, kdykoli vznést námitku. Napište ji na petr@solvr.cz. Když ji napíšete sem, asistent se ji pokusí předat Petrovi, ale jistější je mail. Pak vaše údaje dál nezpracováváme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo je potřebujeme k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků. Odpovíme vám nejpozději do měsíce.

Co vám sami píšeme

Na tomto čísle neposíláme reklamu. Sami píšeme jen technikům z našeho systému nabídek: upozornění na poptávku, kterou jim posíláme mailem, připomínku den před akcí a poděkování za fakturu. Samostatný vypínač těchto zpráv zatím nemáme. Kdo je dostávat nechce, napíše nám sem nebo na petr@solvr.cz a domluvíme se, jak mu dávat vědět jinak. Vaše číslo nikomu dalšímu než službám a místům uvedeným výš nedáváme.